Bevezetés
Képzeljetek magatok elé egy távol-keleti üzletembert! Mi fog először eszetekbe jutni? Nagy valószínűséggel eszetekbe fognak jutni a vígjátékokból és az animékből ismert japán és kínai üzletemberek, akik bármilyen időjárási körülmény ellenére is, szinte mindig öltönyben vannak, roppant szorgalmasak, gyakran komolyak, kis csoportokban járkálnak, a történet főhőséhez próbálnak minél közelebb kerülni, a döntéseiket sokáig húzzák, és csak nagyon nehezen jutnak megállapodásra, viszont akkor egy hosszú távú üzletet kötnek meg, aminek hála a story főszereplője nagyon jól jár.
Nagyon leegyszerűsítve talán így lehetne őket jellemezni, de szerintem illenék jobban megismerni ezeket az üzletembereket! Elég csak arra gondolni, hogy a világgazdaság egyik legfejlettebb régiójáról beszélünk, és ezt az állítást a különböző gazdasági mutatók is alátámasztják. Hazánkban is számos céggel képviseltetik magunkat, pl. Sony, Toyota, Mazda, Yamaha, Canon stb. Emellett az olcsó munkaerőnek köszönhetően számtalan európai gyár is ezekben az országokban gyártja a termékeit.
Ebből is látszik az, hogy elkerülhetetlen, hogy kapcsolatba kerüljünk ezekkel a bizonyos távol-keleti vállalatokkal. Hisz amellett, hogy az általuk gyártott termékek körbevesznek minket a mindennapok során, nagy valószínűséggel majd a munkánk során is kapcsolatba fogunk kerülni ezekkel a cégekkel. Lehet, hogy a kapcsolatot kell velük fenntartanunk, lehet, hogy a termékeiket fogjuk eladni, de az is előfordulhat, hogy tárgyalnunk kell velük, vagy az alkalmazottjukként az ő nevükben kell majd tárgyalnunk. Ezek pedig szerintem már elég nyomós indoknak tűnnek ahhoz, hogy kicsit jobban megismerjük őket, és túljussunk a filmekből ismert üzletemberek karikatúráin.
A leírást a japán és kínai üzletemberekről készítettem el, hiszen ez a térség két legjelentősebb országa, a régióban élő többi ország is jórészt az ő szokásaikat vette át. Emellett sokan abban a tévhitben élnek, hogy ez a két ország az üzleti szokásait tekintve megegyezik, holott nagyon sok különbséget fedezhetünk fel.
Ezért először ismerjük meg a közös tulajdonságaikat! Csak utána térjünk ki az eltérésekre, és nemzeti sajátosságaikra!
Az előbb felsorolt nemzetekkel kapcsolatban több olyan tulajdonságot is megemlíthetünk, amit már akár magyar, média vagy kommunikáció órán is használtunk. Az első dolog, amit érdemes róluk megjegyeznünk az az, hogy ezeket az embereket alapvetően a polikronikus kultúrák közé csoportosíthatjuk. Mit is jelent ez a fogalom? Alapvetően azt, hogy az ide tartozó emberek képesek egyszerre több dolgot is csinálni, az idő számukra fontos, elkötelezettek kollégáik és kapcsolataik iránt, könnyen és gyakran változtatják meg a terveiket, életre szóló kapcsolatokat szeretnek kiépíteni. Emellett az ide tartozó népeket általában a magas kontextusú országok közé sorolhatjuk. Ez utóbbi azt jelenti, hogy nagy kapcsolathálózattal rendelkeznek, bőséges információ áll rendelkezésükre és az üzenetet gyakran közvetett módon kódolják. Közvetett kommunikációról akkor beszélünk, ha az érintettek egy időben nincsenek jelen. Ennek része lehet egy telefonhívás, egy sms, egy e-mail, egy chat, egy videó file, de akár egy magunknak készített feljegyzés is. Amiért ezt gyakran alkalmazzák annak okai sokszor a távolságban rejlenek (nem lehet mindenki mindenhol ott :)). Ez a fajta kommunikáció jóval összehangoltabb tevékenységet igényel, bonyolult tud lenni, emellett természetesen fejlett technológiára is szükség van, ami a két vizsgált ország esetében adott.
Mivel ezekre az országokra jellemző, hogy a nagyon sűrűn lakottak és nagyon magas a lakosság száma, ezért a társasági életük is nagyban különbözik a nálunk megszokottól. Rájuk jellemző, hogy minden dolog alapját az emberi kapcsolatok képezik, amelyek sokkal rendezettebbek a mieinkhez képest. A viselkedésük és a megnyilvánulásaik is sokban különböznek a tőlünk megszokottól. Testbeszédük jóval visszafogottabb, ha tehetik, akkor kerülik a szemkontaktust, viszont az általuk fenntartott személyes tér meglehetősen kicsi, ami zavaró is lehet sok európai számára.
A másik csoport, amivel foglalkoznunk kell, azok a téma címéből kifolyólag a tárgyalások során alkalmazott szokásaink. Bárki számára szembetűnő lehet, hogy olyat sosem látni, hogy 1 kínai üzletember, vagy 1 japán üzletember. Rájuk ugyanis az a jellemző, hogy delegációkban utaznak és a döntéseiket csoportosan hozzák meg. A tárgyalás menete is sokkal lassabb egy európai vagy egy angolszásztól eltérően. Itt minden tárgyalási szakaszt sokkal tovább húznak, és közben a céljuk az, hogy minél jobban kiismerjék a tárgyalópartnerüket, és a partner kiismerése nem csak a tárgyalás ideje alatt zajlik, hanem a hivatalos program után is. Ne lepődjünk meg például azon, ha esetleg este meghívják az ügyfeleiket karaokézni, vagy egyéb közös programra invitálják őket. Kifejezetten tudnak örülni annak, ha egy távol-keleti országba való látogatásunkkor, az étkezések alkalmával pálcikával tudunk étkezni.
A mondanivalójukat sokkal kifinomultabban és közvetettebb módon tudják közölni. Nagyon fontos megjegyezni azt, hogy egy távol-keleti üzletember a tárgyalás során sohasem fog nemet mondani, és nem is illik ilyen helyzetbe kergetni őket. Hamarabb fogják egy-egy kérdésre azt a választ adni, hogy: „igen, ezt nem tudjuk teljesíteni” vagy „igen, nincs raktáron” stb.
Jellemző tulajdonságuk az is, hogy sokkal jobban bíznak a szerződő fél becsületszavában, mint egy írásos dokumentumban. Tárgyalás közben ezért sem szabad felelőtlen ígéreteket tenni, mert azt később számon kérhetik rajtunk, akár évek elteltével is.
A felsoroltakból is látszik, hogy milyen nehéz, egy kelet-, dél-kelet-ázsiaival üzletet kötni, de megéri ezt a fáradságos procedúrát végigjárni, hisz ők mindig hosszú távban gondolkodnak, vagyis a szerződés aláírása nem egy megállapodás végét, hanem egy új, hosszú távú kapcsolat kezdetét jelenti.
Sajnos viszont azt is kénytelenek vagyunk megállapítani, hogy amíg számos európai országban (pl. Franciaországban) a gazdasági élet egyre meghatározóbb szereplői a nők, addig ez az általunk vizsgált országokra egyáltalán nem jellemző, és a fontosabb pozíciókat továbbra is a férfiak töltik be, a nők meglehetősen háttérbe szorulnak.
***
Japánok
Egy japán céggel való tárgyalás esetén nagyon kell törekednünk a pontosságra. Az előző részben is szóba került, hogy mennyire igaz rájuk az a mondás, hogy: „az idő pénz”. Egyedül egy esetben tesznek kivételt, ha valaki egy esetleges közlekedési dugó miatt nem tudott időben megérkezni.
Ügyelnünk kell az öltözködésre is, ugyanis ennek nagy jelentősége van, egy esetleges státuszszimbólumként is jelenik meg. A japánok a tévhitekkel ellentétben nem kimonót, hanem sötét öltönyt viselnek, hozzá illő világos inggel. A nők kosztümöt, lehetőleg sötét színűt. Viszont ennek a viseletét nagyon komolyan veszik, a hétköznapok folyamán is elvárják. Egyes cégeknél gyakran nem számítanak az esetleges szélsőséges időjárási körülmények sem, nagyon komolyan veszik azt, hogy a nőknek kosztümöt kell viselniük, és ha ezt a szabályt megszegik a hölgyek, akkor komoly büntetésre számíthatnak. (Gyakran még a hazánkban működő leányvállalataiknál is elvárják ezt!)
Az üzleti tárgyalások első momentuma mindig a névjegy-csere. A Japánba látogató üzletembereknek fontos megfelelő mennyiségű névjeggyel rendelkeznie, amelyen az illető beosztása pontosan fel van tüntetve. (Javítja a bizalmat, ha a névjegy japán nyelvű.)
A japán üzletfeleket vezetéknéven illik megszólítani, ellentétben az amerikaiakkal, akik gyakran használják a keresztneveket. A tárgyalásokat leginkább az udvariasság és formalitás jellemzi. A japán üzletemberek nem várják el külföldi partnerüktől, hogy „japánosan” meghajoljanak. (Ennek is 3 különböző típusát lehet megkülönböztetni.) A kézfogás és közben a japánok mély meghajlásának kisebb meghajlással való viszonzása elegendő.
Célszerű az első tárgyalás alkalmával tolmácsot használni. A legtöbb japán vállalatvezető, döntéshozó nem szeret angolul tárgyalni annak ellenére, hogy folyékonyan beszélnek és olvasnak angol nyelvű szakirodalmat. Emellett egy üzleti megkeresés komolyságát is jelzi, ha a külföldi partner tolmácsot alkalmaz, és/vagy az adott termék bemutató anyagát japánul mutatják be.
A japán vállalatnál folytatott első tárgyalás csak udvariassági látogatás jellegű, a külföldi partnernek lehetősége van a bemutatkozásra és a japán partner megismerésére, a helyzet felmérésére, a megismerkedésre. Ekkor szinte sosem történik meg az üzletkötés.
A japánok kommunikációja csak az általuk lényegesnek tartott közlésre szorítkozik. Ezért az ő kultúrájukban a hallgatás, a csend is a kommunikáció természetes része. Az üzletkötés során lehetőséget ad arra, hogy végiggondolják és értékeljék mindazt, amit hallottak, és felkészüljenek a válaszadásra. Ez esetben a csend megbecsülést fejez ki. Azt mutatja, hogy a partner megfontolásra érdemes dolgot hallott. Ellentétben az európaival, ahol a csend roppant kínos tud lenni, és ezt próbálják minél inkább kerülni a szerződő felek.
A szerződési feltételek a két fél tárgyalási pozíciójától nagyban függenek. A kisebb japán cégek – főleg azok, amelyeknek nincs túl nagy külkereskedelmi gyakorlata – általában ragaszkodnak ahhoz, hogy többnyelvű szerződés esetén a japán nyelvű legyen az irányadó, problémás esetekben pedig a japán jog legyen az alkalmazandó jogrendszer, illetve japán székhelyű legyen a bíróság, ahová vitás esetben fordulni lehet.
Roppant mókás és aranyos tulajdonság, amikor a szigorúnak tűnő japánok egy-egy számukra nagyon kedvező döntés meghozatala után örömükben tapsikolni kezdenek. Ez természetesen csak kisebb súlyú döntések esetében, vagy a közös esti programok alatt fordul elő igazán, és nem egy fontos, többmilliárd dolláros szerződés esetén. :)
A tárgyalás végén illik egy kisebb ajándékot átadni. Az ajándék értékénél a minőség sokkal fontosabb. A csomagolás minősége legalább olyan fontos, mint maga az ajándék. Praktikus olyan ajándékot vinni, amit több tárgyalópartner el tud egymás között osztani, hiszen amint azt már az elején is megemlítettem, a japánok többen szeretik meghozni a döntéseiket.
Tárgyalási szokásaikat főleg a Kis-tigrisek vették át.
Kína
A kínai kultúrában a személyes kapcsolat ugyancsak alapvető fontosságú. Amikor az üzleti tárgyalások megkezdődnek az új partnerek mindenek előtt jó személyes kapcsolatot próbálnak kiépíteni. A jó kapcsolat kialakítása érdekében fontos, hogy a külföldi partner is alkalmazkodjon a kínai kulturális-szocializációs elvárásokhoz. Ezek között megtalálható a hierarchia betartása (ez nagyon fontos!), az életstílus és szokások tiszteletben tartása, szellemeskedő beszéd, és az erotikus viccek, a kényes (politikai) kérdések kikerülése a beszélgetések során. Lehetőség szerint el kell kerülni, hogy a partner presztízsveszteséget szenvedjen, különösen saját környezetében. Emellett fontos, hogy a viselkedésünk is kifinomult és halk legyen, nem szeretik a feltűnősködő, hangoskodó embereket.
Az öltözet itt is fontos. Ők is átvették az európai szokásokat ebben a tekintetben, vagyis sötét öltönyt és inget viselnek. De az inget nyakig begombolják még akár a legnagyobb nyári hőségben is. Viszont a nyakkendő viselete itt nem szükséges. A nők itt is általában kosztümöt viselnek, de itt már nem mindig annyira szigorúak, mint a japánok esetében, és nem egyszer előfordul, hogy itt a nők már világosabb ruhákat is viselhetnek.
A kínaiakra a pontosság jellemző tulajdonság, de ha az üzleti partnerük elfogadható indok miatt késik, (például közlekedési dugó) akkor azt elnézik nekik.
Általában több tárgyaló partnerrel kerülünk szembe, akik között szigorú hierarchikus kapcsolat van. Üzleti partnereink arcáról a tárgyalás folyamán gyakorlatilag semmit sem lehet leolvasni. Eleinte megtévesztő lehet az, amikor egyes javaslatokat nem utasítanak el, de nem is reagálnak rá rendesen. Ez ugyanis nem jelenti azt, hogy el is fogadták a javaslatunkat. Előfordulhat az is, hogy számunkra meglepő szituációkban nevetnek. De a nevetéssel ők leginkább zavarukat szokták palástolni.
A tárgyalások gyakran angol nyelven folynak, de meg kell jegyeznünk, hogy a kínai tárgyaló partnerek általában nem beszélik olyan jól az angolt, mint a japánok. Amennyiben a tárgyalások angol nyelven folynak, a partnerek nyelvi felkészültségétől függően, tanácsos, ha rövidebb és tömör mondatokban foglaljuk össze mondanivalónkat és a fontosabb részeket nem árt többször megismételni és közben kérdésekkel meggyőződni arról, hogy álláspontunkat helyesen értették- e.
Ha tolmácsot alkalmazunk, akkor is fontos a megvitatandó kérdések rövid áttekintése és egyeztetése még a tárgyalások előtt, hogy kiderüljön a tolmács helyesen értelmezte-e a szándékainkat. Ha lehetőség van rá, ajánlatos rövid írásos összefoglalóval segíteni a tolmács munkáját. A tolmácsolás nem könnyű feladat, még tökéletes nyelvtudás és az adott szakterület ismerete esetén sem.
Gyakran előfordul, hogy a szakértői szinten már megtárgyalt ügyekben a főtárgyaláson a kínai partner úgy folytatja érvelését, mintha az előzetes szakértői egyeztetésre sor se került volna. Mivel a tárgyalást mindig a jelenlévő legmagasabb beosztású főnök vezeti, a tárgyalás irányvonalát is ő határozza meg, ezért hiába is van jelen az adott terület szakértője, (akivel akár már néhány kérdésben egyezségre is sikerült jutni), nem érdemes kierőszakolni azt, hogy a tárgyalás a megbeszélt menetben haladjon tovább.
A kínai partnerek a számukra fontos kérdésekre többször is visszatérhetnek a napi tárgyalás során, de a tárgyalás teljes időtartama alatt, sokszor hetek, hónapok múlva is. Bizonyos szerződések esetében az is megtörténhet, hogy évek múlva is megpróbálják számon kérni előző nyilatkozatainkat. Ugyanis nagyon fontos számukra, hogy a külföldi partner miként reagál a kérdéseikre. Következetesen ragaszkodik az előzetesen kialakított álláspontjához, vagy attól egy kicsit is eltér. Viszont ők kis különbséggel az adott kérdésben általában ugyanazt fogják mondani, mint korábban.
Tárgyalási szokásaikat több távol-keleti nép is átvette, többek között az indonézek és a mongolok.
***
Végső soron megállapíthatjuk, hogy ha valaki egy távol-keleti tárgyalópartnerrel kerül szembe, akkor valóban nincs egyszerű helyzetben. Sok szabályt és szokást kell megismerni és megtanulni ahhoz, hogy jó üzletet tudjunk kötni. Mivel ezek országok a világ gazdasági elitjébe tartoznak, termékeik, vállalataik körbevesznek minket, ezért is alkalmazkodnunk kell hozzájuk, és meg kell őket ismernünk.
Számomra roppant szimpatikus tulajdonság, hogy az itt élő üzletemberek valóban ismerni akarják a partnereiket. Míg egy amerikai valóban csak arra törekszik, hogy gyorsan megkösse a szerződést, és utána lehet, hogy soha többé nem is látja a partnerét, addig a távol-keleti ember a hosszútávú kapcsolatokat tartja fontosnak, és mindig ilyenekben is gondolkodik. Akivel megköt egy üzletet, azzal lehet, hogy éveken keresztül együtt fog dolgozni, ezért a partnerét meg akarja ismerni és bízni akar benne. A bizalom pedig különösen a nyugati kultúrákban egyre ritkább dolog.
Utolsó gondolatként pedig annyit, hogy NYITOTTNAK KELL lenni! Meg kell ismerni, próbálni megérteni és elfogadni mások kultúráját! Mert ezzel valóban csak nyerni lehet. Nem csak okosabbak leszünk, és érdekes dolgokat fogunk hallani, hanem olyan dolgokat is megérthetünk és megismerhetünk, amikre másként sosem lenne lehetőségünk. Ha nem így teszünk, akkor csak magunk elől szalasztjuk el a lehetőséget! |
